SharePoint: balanceren tussen wildgroei en regie
In de automatiseringsgids van week 34 verscheen dit interessante artikel dat inzicht geeft in succesfactoren en knelpunten bij implementatie van SharePoint. Forrester en Gartner hebben bovendien enkele valkuilen gepubliceerd, die ook in dit artikel zijn meegenomen. Vóór het artikel vindt u enkele van onze bevindingen en tips voor een succesvol inzetten van SharePoint.
Tips van Strategy on Demand voor een succesvolle SharePoint implementatie
- Heldere visie op gewenst gebruik
Voordat een organisatie begint aan SharePoint, is het van groot belang een visie te hebben op het gewenste gebruik en manier van inzetten. Wie de visie ontwikkelt en uitstraalt is per organisatie te bepalen, wel is het belangrijk de visie vanuit verschillende hoeken van de organisatie te belichten. Het doel van een visie achter SharePoint, is het bieden van een context voor het project. Door de achterliggende gedachte centraal te houden, kan eenieder zijn of haar taken en beslissingen binnen het project binnen deze context plaatsen, zodat door iedereen één helder doel wordt nagestreefd. - Duidelijke business case
‘Omdat het er is’ is geen duidelijke business case, maar een typische technology-push oplossing, die vaak vanuit IT afdelingen wordt aangedreven. Dit leidt tot gebrek aan motivatie en het zien van belang achter een implementatie. Door een duidelijke business case te definiëren, krijgt het project volwaardige aandacht en biedt het meetinstrumenten. Het verschil tussen business case en visie is; de visie is de context, het ideaal terwijl de business case een praktische vertaling hiervan is. - Een strakke beslisstructuur
Aan het begin van een implementatie dient duidelijk te worden gemaakt wie de besluitvormers zijn en wie waarover het laatste woord heeft. Dit voorkomt onduidelijkheid en lange welles-nietes discussies over functionaliteit. Er zijn veel zaken waar meningen uiteen zullen lopen bij het inzetten van SharePoint, dit is een gegeven. Het aanstellen van duidelijke besluitvormers is goede oplossing voor deze vertraging. - Goed gedefinieerde raamwerken
Top-down of bottom-up, geregisseerd of vrijgelaten? Dit is iets waar iedere organisatie tegenaanloopt. Waarom kiezen? De gulden oplossing is én-én door gebruik van raamwerken. Het bepalen van grenzen, waarbinnen men wordt vrijgelaten heeft meerdere voordelen; men heeft het idee vrij te zijn, het is duidelijk waar iemands vrijheid ligt, hoofdlijnen kunnen top-down worden aangegeven ten behoeve van consistentie en per raamwerk kan een eindverantwoordelijke worden aangewezen, die aangesproken wordt op wat er gebeurt binnen zijn of haar raamwerk. - Centraal stellen van project
Vaak wordt SharePoint als ‘iets erbij’ gezien. Men moet naast zijn/haar gewone werkweek enkele uren vrijmaken voor een SharePoint project (dit imago heeft SharePoint gekregen door de WSS variant, waardoor men niet wilde investeren in tijd). SharePoint is een volwaardig middel en de toegevoegde waarde ligt op gebied van interne samenwerking en kennismanagement. Door dit te expliciteren wordt al een stuk duidelijker wat de toegevoegde waarde is en wordt het makkelijker om SharePoint in een volwaardig project te implementeren.
Ongekende groei voor Microsofts samenwerkingsplatform, maar implementaties slagen vaak niet meteen
door: Freek Blankena
De belangstelling voor Microsofts SharePoint is in de afgelopen anderhalf jaar enorm gegroeid. Veel bedrijven overwegen – of zijn bezig met – de invoering van ‘Microsoft Office SharePoint Server 2007’ (MOSS) of Windows Sharepoint Services (WSS).
In Nederland is drie kwart van de top 100-bedrijven bezig met een SharePoint-implementatie, volgens Bas Paumen van Microsoft. Microsoft verdiende naar eigen verbazing vorig jaar al een miljard dollar met de software, en dat succes komt ook niet echt uit de lucht vallen. Zo gewend als gebruikers zijn aan de vertrouwde interfaces van Internet Explorer, Office en Windows, zo snel zullen ze ook SharePoint oppikken, lijkt de gedachte van menig IT-afdeling. En een pakket aanschaffen dat in één keer een set geïntegreerde ‘goed genoeg’-alternatieven biedt voor enkele professionele en dus duurdere losstaande pakketten (voor portals, samenwerking, contentmanagement en rapportage), is ook geen moeilijke aankoopbeslissing. Maar enkele publicaties van Forrester en Gartner en ook de ervaringen van implementatiepartners tonen aan dat er ook valkuilen zijn.
Microsoft Office SharePoint Server is een softwarebundel die bedrijven in staat stelt vanuit een centrale portal rollen toe te kennen, documenten te delen en te beheren, rapportages te verspreiden, informatie te zoeken, workflows vorm te geven en samen te werken via Web 2.0-mechanismen. Een fijnmazige autorisatiestructuur voor het afschermen van documenten is mogelijk. Met Windows Server krijgen bedrijven gratis licenties voor SharePoint Services (WSS 3.0) meegeleverd, maar dat betreft slechts de kern van het SharePoint-aanbod en maakt een beperkte oplossing voor het samenwerken in losse teams mogelijk. Eerdere versies van WSS zijn wel voor veel huidige gebruikers een opstapje naar MOSS geweest.
Het gebruik van SharePoint, volgens Gartner “een van de belangrijkste technologie-introducties van de afgelopen anderhalf jaar”, blijkt vaak na enige tijd ook minder positieve kanten te hebben. Software waarmee zowel qua gebruik als qua beheer relatief veel mensen te maken hebben, kan een soort niemandsland worden omdat ‘er zoveel mee kan’ en de verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn. Een veelvoorkomend scenario is dat na invoering er een wildgroei ontstaat van subwebsites en verzamelingen documenten van groepen mensen die zonder al te veel (kennis van) richtlijnen nieuwe vormen van samenwerking uitproberen.
Geoff Kuis, Practice Manager Portals & CMS bij Sogeti, merkt ook overal dat SharePoint ‘hot’ is, maar dat de invoering vaak rommelig verloopt. “In de beginfase zien mensen al snel door de bomen het bos niet meer omdat iedereen overal documenten neerzet. Dat gebeurde ook bij onszelf. Maar dat hebben we toch liever dan dat je er na een halfjaar achter komt dat te weinig mensen het gebruiken.” Sogeti, dat zich bij de groeiende schare SharePoint-partners van Microsoft heeft gevoegd, benadrukt dat een balans nodig is tussen die wildgroei en de natuurlijke neiging van de IT-afdeling een strakke regie uit te oefenen. Zonder speelruimte zijn eindgebruikers immers moeilijk te overtuigen van het nut van SharePoint.
Dat is ook de teneur van een Forrester-rapport dat vorige maand verscheen. “SharePoint is niet alleen een applicatie voor samenwerking, maar is ook een ontwikkelplatform voor mensen binnen en buiten de IT-afdeling, dat ze gebruiken om intranetten, externe portals, elektronische formulieren, workflows en zelfs dashboards te bouwen. De belofte van SharePoint is: Uw organisatie wordt in staat gesteld samenwerkingsapplicaties sneller in te zetten en biedt businessmensen nieuwe tools. De valkuilen: SharePoint kan nieuw en onverwacht werk opleveren omdat blijkt dat de software zelf de levenscyclus van die applicaties niet beheert en omdat beleid moet worden opgesteld dat een nieuwe chaos van door gebruikers aangemaakte applicaties moet voorkomen”, aldus analisten John Rymer en Rob Koplowitz. Ingevoerde gebruikers kunnen bijvoorbeeld met InfoPath, SharePoint Designer of Web Parts (extra gebruikersinterface-elementen) allerlei maatwerkelementen in een SharePoint-omgeving aanbrengen – als ze daartoe tenminste de rechten hebben.
Volgens Geoff Kuis lopen veel van de bedrijven die Sogeti over SharePoint raadplegen een beetje vast “omdat ze het te complex aanvliegen. Of het zijn bedrijven die wat behoudender nieuwe mogelijkheden implementeren. Vaak is het ook een ‘me too’-benadering: ‘Iedereen heeft het over SharePoint, dus doe mij ook maar SharePoint’.” Het vinden van de juiste balans is volgens hem niet eenvoudig. “De uitdaging ligt aan de organisatiezijde.” Kuis heeft als simpel devies ‘begin klein, maar denk groot’.
Sogeti is een van de implementatiepartners die Microsoft in Nederland heeft.
Het aantal partners is snel groeiende, stelt Bas Paumen, Product Solution Manager Office System bij Microsoft. “Het succes van SharePoint heeft ervoor gezorgd dat er lange tijd niet genoeg capaciteit in de markt was voor alle vraag. Er zijn het afgelopen jaar meer dan 300 SharePoint-gecertificeerde professionals bijgekomen, maar door de nog steeds groeiende vraag zitten veel partners volledig vol met werk.” Paumen zegt dat in veel gevallen SharePoint als front-end voor een ERP-systeem wordt neergezet. “En ook Nederlandse softwareleveranciers beginnen SharePoint als goede front-end van hun eigen functionaliteit te zien.”
SharePoint-valkuilen
(volgens Gartner en Forrester)
- Implementatie zonder na te denken over regie over de inhoud. Het inperken van de vrijheden van gebruikers staat dan wel haaks op het gebruiksgemak, maar levert uiteindelijk beter vindbare en georganiseerde informatie op. SharePoint regelt dat niet en de IT-afdeling moet het ook niet gaan regelen. ‘Governance’ betekent in dit geval het bijbrengen van zelfdiscipline aan de gebruikers. SharePoint heeft geen knop waarmee alle verouderde informatie wordt getoond.
- SharePoint als langetermijnopslag van bestanden gebruiken. Tussen eigenaren van SharePoint-sites en de IT-afdeling dienen afspraken gemaakt te worden over wanneer die sites en/of de informatie daarop verouderd zijn en wat er vervolgens mee moet gebeuren.
- Alleen de gebruikers laten uitvinden waarom SharePoint handig is. Er zijn namelijk heldere businesscases te bedenken. Het op een SharePoint-site plaatsen van vergaderstukken, in plaats van ze naar grote groepen mensen rond te mailen, kan bijvoorbeeld flink wat besparing op e-mailopslag en netwerkcapaciteit opleveren.
- SharePoint in grote gedistribueerde architecturen gebruiken. Schaalbaarheid – in het bijzonder de replicatie van data tussen grote servers – is bij grote klanten van Gartner problematisch gebleken. In de praktijk zijn daarvoor dienstverleners te hulp geroepen.
- Je blind staren op lage licentiekosten. Gartner schat dat de ‘total cost of ownership’ van contentmanagementsystemen (wat SharePoint dus ook is) voor slechts 5 à 15 procent uit licentiekosten bestaat. De lage licentiekosten van MOSS/WSS zijn dus geen basis voor beslissingen over de invoering ervan.
- Daar komt bij dat opslag in SharePoint ook opslag in het onderliggende SQL Server uitlokt, wat door de licentiekosten duurder is dan een gewone fileserver.
- SharePoint primair kiezen als basis voor een grote, extern gerichte website. Voor webcontentmanagement zijn er verschillende leveranciers met een beter ontwikkeld aanbod.