ICT in de Diëtetiek
ICT kan op vele manieren ingezet worden in de zorgbranche, zoals eerder is besproken in één van onze artikelen. In deze business case zullen wij uitvoerig bespreken hoe ICT ingezet kan worden in de diëtetiek (voedingsvoorlichting). De inhoud van dit artikel is gebaseerd op een traject waarbij Strategy on Demand een adviserende rol heeft gespeeld. Alhoewel gebaseerd op de diëtetiek, is dit artikel toepasbaar voor ondermeer andere zorgverleners en medisch specialisten.
Naar een gestroomlijnde organisatie
Het doel van het traject omvatte het opzetten van een praktijk met een eigen organisatie en ICT voorzieningen. In de situatie vóór het traject was de diëtistenpraktijk onderdeel van een grote zorginstelling, waarbij gebruik werd gemaakt van de algemene (ICT-)voorzieningen. Strategy on Demand had als belangrijkste taak om de ICT structuur te organiseren en de werkprocessen hier efficiënt op af te stemmen. Hieronder wordt besproken hoe deze organisatie op dit moment gebruik maakt van ICT.
De juiste software
Om kosten te besparen, werden allereerst de processen voor het aanmaken van cliëntdossiers, afspraken en declaraties geautomatiseerd. Er bestaan veel softwarepakketten die ontwikkeld zijn voor de zorgsector waarvan enkele applicaties speciaal gebouwd zijn voor de diëtetiek: Evry, Intramed, e-DevoP, Becel (BINS), Raam, en Vodisys. Bij de keuze van de juiste software is het verstandig om het werkproces in acht te nemen. In dit geval werd er gekozen voor een constructie waarbij de gegevens worden opgeslagen in een centrale SQL-database (zie afbeelding).
Voor deze constructie werd gekozen vanwege het grote aantal locaties waarop de diëtisten actief waren, met behoud van een centraal afsprakenbureau (Hoofdkantoor). Mobiliteit is in dit geval belangrijk en daarom werd er gewerkt met laptops en mobiel internet om overal toegang tot cliëntgegevens en afspraken te hebben. Na een uitgebreide analyse viel de keuze op het software-pakket Evry van Ensemble. Evry is een applicatie voor de diëtetiek met uitgebreide functionaliteiten, die toegespitst zijn op de diëtetiek (voedingsberekening, cliëntdossiers, declaraties, agenda) en bevat de mogelijkheid om gegevens in een centrale database te bewaren.
Het afsprakenbureau
Naast het inzetten van Evry voor de automatisering van cliëntdossiers en afspraken, bestonden er nog meer mogelijkheden voor automatisering. Er werd gekozen om het afsprakenbureau centraal te regelen door uitbesteding aan een facilitybureau. Vanwege het grote aantal behandel-locaties en diëtisten is er gekozen voor de inzet van Google Maps (my maps). Op het moment dat een klant belt om een afspraak te maken, kijkt de receptioniste wat de dichtstbijzijnde behandel-locatie is en wanneer er medewerkers beschikbaar zijn op die locatie. Met de klant wordt een afspraak gemaakt, op basis van de en als de klant akkoord is met de locatie en het dagdeel, wordt er in de Evry-agenda een afspraak aangemaakt.
Facturatie en Declaratie
Voor de zorg zijn er diverse declaratiebureau’s beschikbaar waaronder: Famed, Consistent Clearing en D-Pay. Deze bureau’s regelen alles op het gebied van declareren bij de verzekeraar, facturatie, incasso’s, en zelfs overname van debiteurenrisico. Vanwege het grote aantal klanten en afspraken werd er gekozen om de facturatie en declaratie uit te besteden aan Famed aangezien er een goede koppeling met Evry gemaakt kon worden.
Ons Advies:
Er bestaat een groot aantal manieren om de processen in uw bedrijf efficiënter te laten verlopen. Naast het automatiseren van de meest duidelijke processen (cliëntdossiers/afspraken) is het ook nodig om te kijken hoe andere werkprocessen (afspraken maken) kunnen worden gestroomlijnd. Schuw hierbij niet om te erkennen dat bepaalde processen beter kunnen worden uitbesteed aan derden. Zoals deze case illustreert zijn er nog veel kansen te benutten in de zorg…