Google Sites vs. SharePoint
Met de lancering van Google Sites (ism Mountain View) zet de gigant een stap in de richting van intranetten, portals en eCollaboration.
Met Google Sites wordt de mogelijkheid geboden op een zeer simpele manier een intranet op te zetten, documenten te delen, team-sites/projectensites aan te maken en profielen te beheren zonder tussenkomst van de IT afdeling. De stap is duidelijk gericht op het bedrijfsleven en nu al wordt Google Sites aangeduid als de SharePoint killer.
Wat zal dit betekenen voor eBusiness en hoe moeten organisaties hun online strategie hierop aanpassen?
Google reputatie
Het is algemeen bekend dat bijna alles wat Google aanraakt in goud verandert, dus het lijkt voor de hand liggend dat ook dit een succesvolle stap zal betekenen in de bedrijfsvoering. In de consumentenmarkt is dit ook zeker het geval. Als we echter kijken naar het succes van bijvoorbeeld de Google Search voor organisaties, zien we dat de cijfers wat tegenvallend zijn. Hierover heeft Gartner in 2006 al een interessant rapport geschreven:
De denkfout die bij Google wordt gemaakt is dat de behoeften van een individu dezelfde zijn zowel binnen als buiten organisationele context. Dit is echter niet helemaal waar. Daar waar een consument voornamelijk gemak wil en snel resultaten (waarbij de relevance ranking van Google een goede fit biedt), is de behoefte binnen organisaties meer gespitst op beveiliging en is relevantie volledig anders geregeld (stel maar eens voor dat je een specifiek document zoekt binnen je organisatie en de zoekmachine ‘de meest populaire’ hits geeft).
Een dergelijke denkfout lijkt ook nu bij Google te worden gemaakt. Het is zeker zo dat Google Sites snel en gebruikersvriendelijk zijn, maar er wordt niet gerept over koppeling met bedrijfssystemen, beveiliging, single-sign-on en handigere zoekfunctie (cruciaal bij intranet).
Het is voor te stellen dat kleinere organisaties of tijdelijke projecten zullen kunnen profiteren van deze nieuwe mogelijkheden. Het is snel op te zetten en iedereen weet direct hoe en wat men moet doen. De vraag is echter of kleine organisaties en tijdelijke projecten behoefte hebben aan een intranet. Voor grote ondernemingen en complexe projectprocessen zal naar verwachting niet naar deze oplossing worden gekeken.
SharePoint killer?
Gezien bovenstaande lijkt het dan ook niet dat Google Sites een bedreiging vormt voor SharePoint. SharePoint wordt voornamelijk bij grote organisaties ingezet en valt meestal als een puzzelstukje tussen de andere Microsoft applicaties die organisaties reeds draaien. De beveiling van SharePoint is daarbij een stuk toegespitster op een grote organisatie en de zoekfunctie is meer toegespitst op enterprise search.
Ons advies:
Bent u een (semi-)grote organisatie en bent u aan het overwegen een intranet oplossing te implementeren, dan is het ‘spelen’ met Google Sites wellicht een eerste goede stap om helder te krijgen welke mogelijkheden er zijn op dit gebied en uw wensen wat scherper te krijgen. Een goed gebruik van intranet tools vereist commitment en inrichting van uw organisatie om de nieuwe tool te ondersteunen en een duidelijke inbedding hiervan in uw online eBusiness strategie. Voor een kwalitatieve en succesvolle implementatie van kennismanagement, portals, intranet, e Collaboration en team-sites zult u daarom altijd breder en dieper moeten kijken dan het aanmaken van een Google Site.
5 maart 2008 om 13:11
Hoi Roman,
Interessante zienswijze. Met name het onderscheid dat je maakt tussen de behoeften van consumenten en organisaties. Google zou daarin een denkfout maken. Ik denk dat de behoeften van een individu binnen en buiten organisaties dezelfde zijn (altijd en overal met alles en iedereen verbonden zijn en kunnen ontsluiten), maar dat de behoefte van “de organisatie” een andere is. Niet perse de gebruikers, maar het management en ICT’ers hebben behoefte aan beveiliging en aan relevantie obv belangrijkheid. Wat is er mis met “meeste hits” als het gaat om ontsluiting van corporate content? Mijn ervaring is dat mensen thuis meer kunnen dan op het werk en daar zelf “shadow it” gaan bedrijven oa. met de produkten van Google. Dit brengt mij op punt 2.
Het command/control/topdown management model dat ook in systemen is gebakken, laat onverlet dat een ieder met internet op de werkplek met collega’s van binnen en buiten de organisatie zijn eigen gang kan gaan. Ik heb meegemaakt dat Sharepoint niet werd gebruikt en men intern projecten managede met Google Apps. De interne mail werd geforward naar gmail accounts en daar deelde men agenda en documenten. Mensen gaan op het werk steeds meer de tools gebruiken waarover ze thuis ook beschikken. Jammer als het management, de ICT’ers daar anders over denken! Het spelen met bv Google sites gebeurt ook “onder de radar” en als adoptie van dergelijke tools op de werkvloer eenmaal daar is, hoe pas je dat dan nog in in je organisatie? Mijn devies: openzetten, loslaten en faciliteren, achteraf kun je altijd alsnog “strategie” noemen
5 maart 2008 om 13:28
Beste Sam,
Bedankt voor je reactie! Ik ben het volledig eens met je visie op de ’shadow IT’ die mensen utiliseren zowel binnen als buiten organisaties. Ik ben het ook eens met het feit dat een ‘Web2.0′ benadering binnen organisaties de toekomst heeft, vooral de nieuwe generatie werknemers die al deze tools vanaf de jeugd kent en gebruikt zal hier een drijfveer in zijn.
Daar waar organisaties nu inderdaad ‘achteraf’ de strategie definiëren, zouden zij (en daarmee bedoel ik toch de besluitvormers en ICT adviseurs) natuurlijk gezien de ontwikkelingen nu al kunnen kijken naar het aanpassen van hun strategie aan de nieuwe manier van werken. De nieuwe manier van werken is overigens onafhankelijk realiseerbaar van de tool (dus ook met SharePoint en ook met Google Sites).
De huidige (entitatieve) manieren van strategiecreatie kunnen hier moeilijk aan voldoen, daarom zouden organisaties ook naar eventuele nieuwe methoden daarvoor kunnen kijken (zie mijn blogentry hier: http://www.strategyondemand.org/strategie-organisatie-en-it/)
Het gaat dan ook inderdaad minder om het top-down management, maar meer om het ‘enablen’ mogelijkheden door de ‘top’ voor de ‘down’.